En ésta segunda sección tocaremos otro punto muy importante. Comportarte como Director de TI comenzando a hacer presupuestos de tu área, obtenerlos y llevarlos a buen puerto:
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En una ocasión escuché a mi papá decir la siguiente frase: “El hombre fue a la Luna con voluntad y recursos, con iniciativa y recursos, con inteligencia y recursos, con conocimiento y recursos…”. Todo mundo habla de los astronautas que pisaron la Luna, pero… ¿y los héroes que consiguieron el presupuesto para el costosísimo programa lunar?
Si quieres que tú área crezca y que tus percepciones crezcan debes ser capaz de administrar recursos de forma responsable. Pero más importante aún, tu trabajo es conseguir esos recursos para tener una alta disponibilidad de los sistemas que administras.
Dicho de otra manera, estás fallando si te conformas con un no como respuesta, y peor aún, si de antemano piensas que no te autorizarán recursos estás entonces totalmente frito.
En el blog anterior tocamos el ERROR #1 Hacerlo todo tu solo, éste es el que consideramos el ERROR #2:
ERROR #2 – NO CONTAR CON PRESUPUESTO
Como consultores de TI hemos tenido la fortuna de trabajar con Departamentos de TI de distintas empresas y es notorio que quienes se han plantado con responsabilidad y confianza a pedir recursos para que su área de TI sea funcional y operativa son quienes tienen más éxito al interior de la empresa y quienes cuentan con una infraestructura sólida para la continuidad de la organización.
Que hoy en día el área de TI dependa de Finanzas es un error. Así fue por mucho tiempo porque las áreas contables fueron las primeros en usar herramientas de Software y Cómputo y de ahí se consideró que debía existir alguien que supiera de computadoras para atender a esos departamentos. Hoy en día ya no tiene sentido pues el trabajo de Finanzas es administrar el dinero y nunca verán como una inversión que tengas que comprar equipo nuevo, switches nuevos, Firewall u otras cosas que verán con el filtro del signo de pesos $$$.
Si es tu caso, tienes un trabajo que hacer, tienes que plantear los gastos que requieres en esos términos, en términos de dinero $$$. Un financiero buscará hacer lo más con lo menos, pero también comprende completamente sobre coberturas, razón por la cual un buen financiero buscará adquirir seguros de cobertura financieros, seguros de cobertura de responsabilidad civil, seguros de auto, seguros de cobertura patrimoniales, seguros de divisas, etc.
Si piensas en esto, no es lo mismo llegar con un financiero a pedir recursos para un proyecto de TI con el argumento de que es necesario porque la velocidad, bla bla bla, que llegar con el argumento de indicar el co$to que podría tener en término$ de productividad que el equipo falle y $e tengan vario$ días perdido$ de mano de obra ocio$a o que en e$o$ día$ no haya ventas y cuánto $$$ impacto podría tener e$o. ¿Comprendes el punto?
Si en tu solicitud de presupuesto / recursos lo plasmas de forma tal que dejes claro que no asignarte los recursos saldrá mucho más caro que hacerlo ya no hay escape y en ese punto entonces la responsabilidad deja de ser tuya, hiciste tu trabajo de pedir los fondos necesarios, lo documentaste y dejas 2 escenarios:
Escenario 1) Que no te asignen los recursos pero al solicitarlos dejas claro que se necesitan y ahora tu trabajo será seguir insistiendo en cada oportunidad (a discreción) pero muy importante, dejas entonces la responsabilidad a quien no los asignó, por lo que si el pronóstico malo se cumple tú saldrás reforzado con mayor confianza y credibilidad.
Escenario 2) Que te asignen los recursos y ahora sí, toda la responsabilidad es tuya. Éste es el escenario que debes perseguir, el de la RESPONSABILIDAD tienes que hacer lo prometido y llevarlo a buen término. Y cuando así sea tienes que hacer notar los beneficios de haber tomado esta decisión. Si ahora los plasmas en documentos del ahorro que tuvo en términos del impacto de disponibilidad dejas de ser un Departamento de TI que genera egresos a un Departamento de TI que genera Cobertura, protección contra el futuro, certidumbre ante la incertidumbre, que es lo que todos, y sobre todo los grandes jefes, quieren tener.
¿Pedir Recursos Se Ve Mal?
Nuestra opinión es que NO pedirlos se ve mal. Lo diré de otra manera, cuando buscan a un Director de TI buscan a alguien que pueda hacerse cargo RESPONSABLEMENTE de los recursos. Para (casi) cualquier persona a cargo de una Dirección General es sabido que tienen que estar al día en tecnología para que otros no les coman el negocio. El que hoy no explota las ventajas tecnológicas queda en desventaja y saben que eso cuesta pero algo muy importante es: No quieren dejar el dinero en manos inexpertas o irresponsables.
Por eso pasa que terminan contratando a asesores externos que ni conocen el negocio pero les endulzan el oido hablando de la nube y de los ahorros que traerán las videoconferencias, de arrendamiento de equipo de cómputo y de nuevas formas de llegar a sus clientes de formas innovadoras o que reducirán los tiempos de producción o los tiempos de cotización y los convence que ellos saben lo que tienen que invertir, les dan esa seguridad y les aprueban todo lo que tu creíste que nunca aprobarían.
Por eso también es muy importante que conozcas el negocio porque eses es tu fuerte y que conozcas qué hacen otros de la competencia, que tengas elementos para sustentar tus solicitudes de fondos y que es importante no quedarse atrás.
¿Qué preguntas te harán?
A continuación algunos ejemplos de preguntas:
– ¿Porque quieres renovar los switches si actualmente funcionan bien?
Tu respuesta debe ir en linea con la cobertura que ofrecerá, probablemente cambiar tus switches no será notorio para los usuarios, tal vez ni siquiera noten mayor velocidad, pero no actualizarlos puede dejar de rodillas a toda la empresa si falla el switch core y los costos pueden ser exhorbitantes. Aprende sobre el tiempo promedio de vida de los electrónicos, adquiere pólizas de soporte y reemplazo de hardware si tu proyecto de renovación no fue autorizado, ten un plan A, un plan B y un plan C.
– ¿Por qué quieres contratar una póliza de soporte, no puedes tú (y tu equipo) solucionarlo?
Debes dejar en claro que una parte fundamental de tu trabajo es dar CONTINUIDAD al negocio y para ello la interdependencia es fundamental. Podrías pensar que contratar a un empresa que sabe más que tú puede jugar en tu contra pues entonces quedarías como que no estás preparado, pero por el contrario, puedo decirte que cuando alguien se planta frente a un Director General y expone que es más importante la continuidad del negocio que su propio trabajo la confianza gana puntos infinitos. Hoy estás tu aquí, pero si el día de mañana ya no estás deseas que no dependa todo de ti y que la empresa pueda continuar, que no dependa de una sola persona. Éstas palabras son miel para cualquiera que busque la continuidad del negocio.
– ¿Se puede conseguir más barato?
La respuesta debe ser NO, si esto va en contra de la continuidad. Sacrificar precio por calidad solo te dejará mal parado. Un ejemplo:
En una ocasión nos contactó una empresa que nos pedía un póliza de soporte a su telefonía a un precio que ellos previamente ya habían fijado muy inferior a lo deseable para una empresa de su tamaño. La respuesta para ellos fue: Si tu estás fijando ese precio entonces estás considerando un valor de $1 peso la hora de productividad perdida por si la telefonía llega a fallar. ¿Es correcto? Si es correcto entonces considerando tu número de usuarios afectados estás considerando un valor de décimas de centavos por agente que no pueda llamar. Así que en el contrato nosotros solo asumiremos una penalización de $1 peso por hora que no haya servicio. ¿Es esto lo que tu estás dispuesto a asumir como encargado de TI? ¿Que el valor sea de $1 peso por hora si falla todo? ¿A quién voltearán a ver cuando falle la telefonía? ¿Qué cabeza van a querer cortar?
– ¿Por qué quieres a la empresa A si la empresa B sale más barata?
Que tú defiendas a un proveedor por encima de otro no implica que estés siendo corrupto o te veas beneficiado. Implica que tu estás eligiendo en quien confiar y que tú te harás cargo de las consecuencias y así lo debes hacer saber. Los proveedores son aliados tuyos, elige al que te de confianza aunque el costo sea superior porque serás tú quien lidie con ello, no está mal defender a un proveedor siempre que los resultados sean óptimos y volvemos al principio, siempre que asumas tú la RESPONSABILIDAD.
Nos ha tocado ver que un Director de Operaciones o Finanzas elige el proveedor del área de TI. ¿Qué se hace en esos casos? Toca plantarse y hacer saber que la responsabilidad cae sobre quien lidiará con ese proveedor. Si tu eres el área que se hará responsable al proveedor lo eliges tú, porque te contrataron para ello. Si te imponen proveedores con el argumento del costo están haciendo menos tu capacidad de afrontar las responsabilidades y por lo tanto están mermando tu trabajo.
Nuevamente en este punto aplica el mismo caso, tu responsabilidad es elegir y afrontar la decisión. Si contra todo eligen en contra de tu recomendación debes transferir la responsabilidad y asegúrate de documentarlo para el futuro.
Tú ya hiciste tu parte que es defender tu punto, el problema nace cuando ni siquiera lo defiendes.
En Conclusión
¿Necesitas un MBA en Administración para hacer un archivo de Excel que sustente tu presupuesto? Posiblemente sea de gran utilidad el MBA y capacitarte siempre será excelente, te da confianza en tí mismo y te da perspectiva de negocio. Pero al final se trata de eso, de sustentar y justificar los dineros que administrarás.
Tienes que pensar en términos de quien autoriza los recursos ¿Para qué me sirve un seguro de vida si me moriré y no lo disfrutaré? Sirve para dar continuidad. ¿Para qué me sirve un seguro de auto si nunca lo he usado? Porque cuando necesites usarlo no contar con el será extremadamente caro.
Es parte del trabajo de un Gerente de TI, Director de TI o CIO asegurar los fondos y asegurar que estos sean bien usados para los peores escenarios, porque la responsabilidad mayor es asegurar la continuidad de las operaciones que hoy en dia son en su mayoría dependientes de la tecnología. Todo aquello que garantice la operación: llámese seguridad informática, telecomunicaciones, software, licenciamiento, página web, tienda en linea, etc. debe garantizarse y la solicitud de fondos / recursos debe ir encaminado a lograrlo.
Tu misión como futuro Director de TI es entonces insistir, insistir e insistir. Ya no estamos en los años 80s y 90s para que el área de TI reporte a Finanzas. Hoy en día el área de TI requiere reportar directamente a Dirección General y ser considerada una área crítica para la operación. Si no es así insiste en que así sea. Si no te dan recursos insiste en que así sea. Pide lo más esperando lo menos y pronto serás capaz de dirigir un área exitosamente.
Un punto más para el siguiente Blog: Si no te están asignando recursos lo más probable es que estés fallando en vender tu área como una área crítica para la organización.
Sí, dije vender, tienes que ser vendedor.
Consulta nuestra tercera y última parte de esta serie:
Consulta también la Parte 1 aquí:
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